מאת גלעד ירון, SECOZ
IT Governance, Risk & Compliance (IT GRC)
יותר ויותר מנהלי IT מתמודדים עם הצורך בכלים ומתודולוגיות אשר יסייעו להם לתכנן, לתעדף ולהצדיק את שירותי ה-IT עבור לקוחותיהם הפנימיים.
הלבטים אינם קלים: מחד, הארגונים תלויים במערכות המידע ההוצאות על מערכות המידע על כל צעד ושעל. חוסר או תפקוד לא תקין של מערכות אלה עלול לגרום נזק ישיר ליעדי הארגון.
מאידך, עלויות מערכות המידע מהוות נתח משמעותי מכלל עלויות הארגון ולכן דורשים המנהלים הסבר ברור לגבי "מה יצא להם מזה". אין להם עניין בפרטים הטכניים של הפתרון. מה שהם דורשים הוא כלכלי ועסקי המראה את הערך בו יזכה הארגון כתוצאה מן ההשקעה.
לא פלא, אם כן, כי שמו של התהליך העוסק בהתמודדות עם אתגר זה שאול מן העולם הפיננסי: ניהול תיק השקעות של השירותים ב-IT IT Service Portfolio Management (SPM).
מטרתו של תהליך זה הינה לעזור לארגון לקבל תמונה מלאה על השירותים הקיימים והמתוכננים בו, למיין ולתעדף אותם על סמך מאפיינים שונים כגון ערך אסטרטגי, השפעה על המשאבים, מחיר וכדומה.
יעדי תהליך זה דומים ליעדי ניהול תיק השקעות פינאנסי והם כוללים:
1. הכרת כלל ההשקעות הקימות והמתוכננות בארגון
2. ניתוח כולל של ההשקעות המאפשר לראות את "התמונה הגדולה"
3. יכולת לבצע מיון, תעדוף, תוספת וביטול השקעות מן התיק על בסיס מחירם, התועלת שבהם, והתאמתם לאסטרטגיה ארוכת הטווח של הארגון
4. לאפשר לבעל ההשקעות לקבל את התועלת האפשרית הגדולה ביותר על המשאבים אותם השקיע
ניהול נכון של תהליך ה SPM יכול לתרום לארגון בהיבטים רבים, כולל:
1. העלאת הערך של השקעות ה-IT תוך צמצום הסיכון
2. שיפור התקשורת בין הנהלת ה-IT ללקוחותיה
3. עזרה בתכנון , חלוקה והקצאה של משאבים
4. צמצום מספר השירותים המיותרים
על מנת לזכות במרב היתרונות בתהליך זה, מומלץ לבצע אותו בצורה מובנית ומתודולוגית. תקן ITIL 3.0 מציג מתודולוגיה כזו.
תהליך ה Service Portfolio Management הינו אחד מתהליכי היסוד המוגדרים בתקן ITIL 3.0.
התקן מגדיר תהליך בין ארבעה שלבים להקמת ה Service Portfolio.
שלב ראשון – הגדרה
שלב זה הינו השלב החשוב ביותר בתהליך. השלב כולל:
1. הגדרת מסגרת התהליך: עם תחילת התהליך יש להגדיר את מסגרתו: מי משתתף בו, מה המנגנונים לביצועו, מה המשאבים הנדרשים, לוח הזמנים והתוצרים של שלב זה בפרט וכלל התהליך.
2. בניית מודל השירות: חשוב לאפיין את השירותים ולאסוף עליהם נתונים בצורה המתאימה לצרכי אלביט, כך שתוכל לשמש ככלי לקבלת החלטות. אפיון כולל נתונים בהיבטים שונים כגון:
· מה אופי ההשקעה: שמירה על רמת השירות הנוכחית, הגדלת נתח השוק או הוספת שירותים נוספים.
· מה סוג השירות: שירות תשתיתי (כולל אנשים, טכנולוגיות ותהליכים), שירות רוחבי, או שירות המיועד לתמיכה בתהליך עסקי מסוים
· קבוצת השירות: ניתן לחלק את השירותים למספר קבוצות כגון שירותים ארוכים ועתירי ממון, שירותים קצרים וזולים, שירותים תשתיתיים.
· מטרת השירות: קישור לאסטרטגיה העסקית אותה משרת שירות זה, כולל הערכה ערך השירות
· הסיכונים העומדים בפני השירות: טכנולוגיים, ארגוניים, פיננסיים, אסטרטגיים.
· המשאבים הנדרשים לשירות
· אורך חיי השירות
3. איסוף ורישום רשימת השירותים: לאחר הגדרת מודל השירות יש לאסוף את השירותים המתוכננים, כמו גם הקיימים בארגון תוך שימוש במודל אשר הוגדר בשלב הקודם.
שלב זה יתבצע עם הכניסה הראשונית לתהליך, וכן מידי פרק זמן שנקבע מראש, במטרה לברר כי המודל עדיין מתאים לארגון ולרענן את המידע לגבי השירותים החדשים, הקיימים ואלה שיש לבטלם.
שלב שני – הערכה
עבור כל שירות משמעותי (חדש או קיים) מקיימים הערכה תקופתית לגבי ערכו העסקי.
הדירוג נעשה על בסיס הנתונים אשר נאספו בשלב הקודם.
שלב שלישי – החלטה
יש להגדיר מסגרת ארגונית ותהליך מתועד וברור לביצוע ההערכה.
תוצאות ההחלטה יכולות להיות שונות. למשל:
• השירות מאושר
• מטרות השירות לא הוגדרו כראוי – יש צורך בהגדרה
• שירות כזה כבר קיים
• יש להגדיר את הגבולות העסקיים טוב יותר
• יש להגדיר את הרכיבים הטכנולוגיים טוב יותר
שלב רביעי – יישום
בשלב זה ייושמו או יעודכנו תיקי השירות בהתאם להחלטות אשר התקבלו בשלב הקודם.
ניהול תיק ההשקעות של טכנולוגיות המידע הינה תפיסת עולם המקרבת בין שירותי ה-IT לעולם העסקי ומבטיחה כי שירותי ה-IT מתואמים לדרישותיו של "העולם האמיתי".
|
